No-shows, mensen die een reservering maken en zonder verwittiging niet komen opdagen, wil je natuurlijk steeds vermijden. Er zijn een aantal maatregelen die je kan treffen om het risico op een no-show te verminderen of zelfs tot nul te herleiden. Natuurlijk moet je ook een afweging blijven maken tussen de kosten en de baten. Hier volgt een lijst van maatregelen die je kan nemen, gaande van zeer eenvoudig tot iets uitgebreider .

1. Het versturen van bevestigings- en herinneringsmails Klanten krijgen steeds een herinnering aan hun afspraak. Hoewel de klant mogelijks maanden op voorhand gereserveerd heeft, vergeet hij zijn afspraak zo niet. Standaard stellen wij in dat de herinneringsmail 1 dag voor het bezoek van de klant gestuurd wordt.


2. Bevestigingen en herinneringen per sms Ook per sms kunnen bevestigings- of herinneringsboodschappen verstuurd worden. Wist je dat de betrouwbaarheid van de aflevering van een sms rond de 98% ligt? Sms’jes zijn echter niet gratis. Via Beheer>Algemeen>Resengo Modules kan je SMS-credits activeren.


3. Controle van aflevering van e-mails (en Sms’en) In de reserveringslijst en i-Tafel kan je opvolgen of de bevestigingsmail en/ of -sms al dan niet is afgeleverd aan de klant. Zo kan jij eventueel mensen nabellen die de mail niet hebben aangekregen om zeker te zijn van hun aanwezigheid. Zie Hoe kan ik de email ontvangststatus van een reservering controleren?


4. Ontvangstbevestiging/ herbevestiging e-mails Indien je graag bevestiging krijgt van je gasten, kan je een link laten plaatsen in de bevestigingsmail. Daarmee laat je de gast aanduiden of hij de mail effectief heeft aangekregen en gelezen. Ook een herbevestigingsmail is mogelijk. Klanten moeten dan op een link klikken om aan te duiden dat zij aanwezig zullen zijn. Zo heb jij een actieve bevestiging van diens aanwezigheid! Zie Hoe volg ik de herbevestigingen voor reserveringen op om no-shows te vermijden?


5. Faciliteren correct ingeven klantgegevens Communicatie met je cliënteel is van uiterst belang bij het vermijden van no-shows. Zorg er zeker voor dat je correcte communicatiegegevens ingeeft wanneer je zelf een reservering registreert. Vooral het correcte GSM-nummer is belangrijk. Geef indien mogelijk ook een e-mailadres in. Zie ook - Hoe kan ik een klant uit mijn klantenbestand selecteren of aanmaken bij ingave van een afspraak? - Waarom kan ik best steeds een klantenfiche aanmaken wanneer ik zelf een reservering ingeef?


6. No-shows registreren Wanneer je no-shows registreert (zie Hoe registreer ik een no-show?), wordt deze opgeslagen in het profiel van je klant. Wanneer deze vervolgens nogmaals reserveert, zie jij dat de klant reeds één (of meerdere) keren niet is komen opdagen zonder verwittiging. Zo ben jij deze keer al gewaarschuwd!


7. No-show e-mail verzenden Je kan ervoor kiezen om een no-show e-mail te sturen naar gasten waarvan jij aanduidt dat ze niet kwamen opdagen. In die mail wordt de gast vriendelijk verzocht om toekomstige annuleringen tijdig door te geven. Uiteraard kan jij de boodschap hiervan aanpassen.


8. No-shows historiek In Resengo kan jij een historiek opvragen van alle no-shows. Wanneer een gast reserveert en die heeft al eerder een no-show gedaan bij jullie, dan zal je dat aangeduid zien door een rood mannetje. Zo ben je alvast gewaarschuwd.


9. Algemene voorwaarden laten aanvaarden Met algemene voorwaarden kan jij de klant erover inlichten dat de reservering een bindende overeenkomst is voor beide partijen en dat je van de klant ook verwacht bepaalde annuleringstermijnen te respecteren. Jij kan je klant verplichten deze algemene voorwaarden te aanvaren. Vraag Resengo Support via de helpdesk om dit te activeren. Via de module Voorwaarden & Privacy beschik je automatisch ook over juridisch correcte Algemene Voorwaarden.


10. Creditkaartgegevens We kunnen instellen dat de klant de gegevens van diens creditkaart moet ingeven bij het aanmaken van een reservering. Dit kan ofwel voor elke reservering, ofwel voor groepsreserveringen vanaf een bepaald aantal personen. Om gebruik te maken van creditkaartgarantie, dien je correcte Algemene Voorwaarden te laten aanvaarden door de klant. Je kan die activeren via Beheer>Algemeen>Resengo modules, Credit card garantie & voorschotten.


11. Voorschot vragen Wanneer je 100% zeker wilt zijn van een schadevergoeding bij een no-show kan je direct een voorschot vragen bij het plaatsen van een reservering. Dit is een bepaald bedrag of een wisselend bedrag in functie van het aantal tafelgasten. De klant betaalt online tijdens de reservering. Je kan die activeren via Beheer>Algemeen>Resengo modules, Credit card garantie & voorschotten. Zie ook Wat is het verschil tussen creditcardgarantie en direct een voorschot vragen? Wat zijn de voordelen/nadelen?

Resengo stuurt een e-mail naar klanten die binnen de drie dagen conflicterende reserveringen hebben staan. Dit wilt zeggen: consumenten die mogelijk in meerdere restaurants tegelijk hebben gereserveerd om dan op het laatste moment te beslissen. Zij worden ertoe aangezet om de reserveringen die ze niet gaan nakomen zo snel mogelijk te annuleren. Dit werkt uiteraard enkel voor de restaurants die met Resengo werken .